Dechrau grŵp newydd
Os ydych wedi penderfynu ymuno â phobl eraill i ffurfio grŵp cymunedol er mwyn ymgeisio am arian y Loteri, mae rhai pethau y mae angen i chi fod yn ymwybodol ohonynt. Mae arianwyr y Loteri yn edrych ar allu’r ymgeisydd i drosglwyddo’r prosiect y maent yn ei gynllunio. Pwrpas y wybodaeth yma yw cynghori grwpiau newydd am ba wybodaeth fydd angen iddynt ei ddarparu am y grŵp a sut y caiff ei redeg.
Cychwyn y broses
Efallai y bydd gennych sefydliad cynorthwyol lleol, er enghraifft Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol (WCVA) neu swyddog ariannu allanol yn yr awdurdod lleol a all rhoi cyngor i chi ar gyfansoddiadau, cymhwyster a cheisiadau.
Cyfansoddiad neu set o reolau
Beth yw cyfansoddiad?
Cyfansoddiad yw dogfen ysgrifenedig sy’n amlinellu dull sefydliad neu grŵp o weithio. Gall hefyd gael ei alw yn set o reolau, amodau gorchwyl neu rywbeth tebyg. Os yw’n amlinellu’r pwyntiau isod, yna mae’n cyfrif fel cyfansoddiad.
Beth ddylai gynnwys?
Rhestrir isod y pethau y mae angen i chi eu cynnwys yn eich cyfansoddiad. Does dim rhaid iddo fod yn rhy fanwl, ond os bydd adrannau ar goll yna gall fod yn anodd i’ch ariannwr Loteri benderfynu dros rhoi grant i chi ai peidio.
- Enw’r grŵp: Hwn yw’r enw ffurfiol a ddefnyddiwch a dylai fod yr un fath a’r enw sydd ar gyfrif banc eich grŵp.
- Nodau: y grŵp, a ellir ei galw yn nodau, amcanion neu bwrpasau. Datganiadau yw’r rhain am beth mae eich grŵp yn ei wneud neu yn cynllunio ei wneud.
Pwerau: mae hwn yn egluro sut bydd y grŵp yn cyrraedd ei nodau neu bwrpasau, er enghraifft, drwy godi arian neu dderbyn offer.
- Pwyllgor: mae hwn yn disgrifio sut yr etholir neu benodir y pwyllgor rheoli, er enghraifft, etholir yn y Cyfarfod Blynyddol Cyffredinol am gyfnod o flwyddyn. Mae’n ofynnol gan rai arianwyr y Loteri i chi gael tri aelod ar eich Pwyllgor Rheoli, a dylid nodi hyn yn y cyfansoddiad.
- Aelodaeth: mae hwn yn disgrifio sut gall pobl ymuno â’ch grŵp os ydynt yn dymuno. Mae rhai arianwyr y Loteri yn gofyn fod gan grwpiau “aelodaeth agored” sy’n golygu y gall unrhyw un ymuno â nhw.
- Taliadau neu fuddion: dylai eich cyfansoddiad egluro os gall unigolion dderbyn taliadau neu fuddion gan eich grŵp. Bydd rhai arianwyr ond yn cefnogi sefydliadau lle nad oes unrhyw ennill neu broffid preifat. Golyga hyn na fydd unrhyw siawns i bobl wneud arian allan o’r grŵp, er y gellir talu am dreuliau a chyflogau staff.
- Cau lawr: mae hwn yn egluro beth fydd yn digwydd os byddwch yn penderfynu cau'r grŵp i lawr, a beth fyddai’n digwydd i unrhyw arian neu asedau sy’n weddill. Dylai’r asedau gael ei rhoi i grŵp neu gorff llywodraethu tebyg mewn achosion sefydliad ddim er elw ac ni ddylid eu dosbarthu ymhlith yr aelodau.
- Mabwysiadu’r cyfansoddiad: Dylai eich pwyllgor rheoli “fabwysiadu” eich cyfansoddiad. Golyga hyn fod rhaid iddynt oll gytuno mai dyma’r rheolau ar gyfer eich grŵp. Mae’n rhaid i bob un ohonynt arwyddo a dyddio’r cyfansoddiad i ddangos hyn.
Cyfrif banc
Mae’ch ariannwr Loteri angen gweld fod gennych brosesau addas mewn lle ar gyfer rheoli grant. Bydd angen i chi agor cyfrif banc yn enw eich grŵp (gall eich banc eich cynghori ar ba fath o gyfrif fydd orau ar eich cyfer) a pendefynnwych pwy o’ch pwyllgor rheoli fydd â chyfrifoldeb dros reoli’r cyfrif. Y trysorydd fydd yn gwneud hyn gan amlaf.
Bydd angen i chi sicrhau fod angen dau lofnod ar gyfer pob taliad a chodiad arian. Mae hwn yn arfer da ar gyfer grwpiau gwirfoddol. Eich llofnodwyr gan amlaf fydd eich trysorydd ac un aelod arall o’ch pwyllgor rheoli. Bydd tri llofnodwr yn rhoi hyblygrwydd i chi ofalu am gyfnodau gwyliau neu newid llofnodwyr pan fydd aelod yn gadael.
Mae’n bwysig y cedwir yr holl wybodaeth sydd ynghlwm â’ch cyfrif banc, gan efallai y bydd angen i chi gyflwyno cyfriflenni banc gyda chais am grant.
Cyfrifon blynyddol
Wrth ffurfio grŵp newydd mae'n rhaid i chi ystyried sut bydd cyllid eich sefydliad yn cael ei reoli. Eich trysorydd fydd yn gyfrifol am gofnodi’r incwm a gwariant ac am gynhyrchu cyfrifon blynyddol. Eich penderfyniad chi yw pryd fyddwch yn cynhyrchu cyfrifon blynyddol ond mae nifer o grwpiau yn penderfynu gwneud hyn ar ddiwedd y flwyddyn ariannol. Os byddwch yn penderfynu gwneud cais am grant cyn y bydd eich grŵp wedi bod yn rhedeg am flwyddyn, efallai y bydd modd i chi gyflwyno rhagamcaniad cyllid ar gyfer y deuddeg mis nesaf.
Ymgeisio am grant
Unwaith y byddwch wedi penderfynu sut caiff eich grŵp ei redeg a sut byddwch yn gweithredu ei gyllid dylech fod mewn sefyllfa i geisio am grant. Dylech siarad â’ch ariannwr Loteri os bydd gennych unrhyw bryderon eraill.
Awgrymiadau
- Gofynnwch am gymorth wrth ffurfio eich grŵp newydd gan asiantaeth gymorth – efallai y bydd ganddynt ddogfennau model y gallwch eu defnyddio a gallant eich cynghori ar beth ddylech ei gynnwys.
- Gofynnwch i’ch ariannwr Loteri os oes ganddynt unrhyw ofynion penodol am eich cyfansoddiad cyn i chi ymgeisio - er enghraifft am y nifer o aelodau ar eich pwyllgor rheoli.
Cymorth ychwanegol
Cysylltwch â’ch Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol lleol i gael cymorth ynglŷn â ffurfio grwp newydd. Gall sefydliadau yng Nghymru a Lloegr hefyd gael cyngor defnyddiol gan y Comisiwn Elusennau.
Llawrlwytho starting_new_groupw.pdf
